COMO IMPLEMENTAR UM PROGRAMA EFETIVO DE CAPA


POR MARCELO DE VALÉCIO

Corrective and Preventive Action (CAPA) − Ação corretiva e preventiva − é uma metodologia de controle de ações adotada para eliminar a fonte de uma não conformidade detectada ou para abolir a causa de uma potencial não conformidade, visando a melhoria nos processos de uma organização. Uma não conformidade pode variar da reclamação do cliente ou queixa do mercado a falhas de equipamentos e processos ou no controle de qualidade dos produtos. “CAPA é uma metodologia de controle de ações em que se definem e monitoram atividades a realizar, seus responsáveis e os prazos de conclusão”, explica Juan Sanchez Corriols, consultor e sócio-diretor da Star Consulting. Em certos mercados, como a indústria farmacêutica, um programa de CAPA pode ser necessário como parte do sistema de gestão da qualidade.

“CAPA é uma ferramenta do sistema da qualidade. Seu objetivo principal é a investigação de causas raízes. Portanto, a prevenção de reincidências de desvios, de não conformidades. Visa também que se tratem das tendências antes que elas se tornem problemas”, afirma Valeria dos Santos Cozzolino Yugue, diretora de qualidade da Brainfarma, do grupo Hypermarcas, e sócia da consultoria Yugue Assessores. “CAPA é um conceito das Boas Práticas de Fabricação que quando implementado na indústria farmacêutica contribui de forma significativa para a construção de um sistema de qualidade robusto”, acrescenta André Lopes da Silva Junior, coordenador de excelência operacional do sistema de qualidade. “A empresa terá com o CAPA o perfeito controle de atividades obrigatórias, garantindo a sua realização dentro dos prazos necessários e com a devida avaliação de eficácia dos resultados”, completa Juan Corriols.

Em que circunstâncias e onde o CAPA pode ser aplicado

De acordo com Valeria Yugue, o sistema CAPA pode ser utilizado em três situações: quando há um desvio classificado como crítico; na observação de tendências nos monitoramentos de qualidade (como revisão periódica de produtos, revisão do sistema de monitoramento de água ou de qualificação de equipamento); e por solicitação. “Na maioria das empresas, CAPA se aplica com mais frequência para gerenciamento de não conformidades ou desvios de qualidade e para atenuação e eliminação de riscos detectados nas análises de riscos, tendo como principais indicadores as reincidências das ocorrências, os prazos de conclusão, as causas e a origem ou áreas de ocorrência”, salienta Juan Corriols. CAPA também pode ser aplicado quando há ocorrências de não conformidades que se repetem ao longo do tempo, demonstrando fragilidade em solucionar problemas por parte da empresa, observa André Silva Junior. “Alguns indicadores devem chamar a atenção e ajudar na decisão de optar pela ferramenta, como o número de desvios (internos e externos), reclamações ao SAC, inspeções, auditorias e tendências”, sugere.

CAPA se aplica a todas as áreas de uma empresa, em função da abrangência que um programa desses pode alcançar. “Como é uma ferramenta do sistema da qualidade, o CAPA não é aplicado por área. Ele observa as áreas, é como se fosse uma lente ou um radar do sistema de qualidade”, explica Valeria Yugue. Segundo Juan Corriols, a principal aplicabilidade do CAPA está relacionada com a cadeia de suprimentos, que envolve desde a chegada da matéria-prima até o produto final. “Mas não apenas isso, pois os processos de pós-venda muitas vezes têm implicações de qualidade importantes. A origem quase sempre está na cadeia produtiva, mas a identificação pode estar fora dela”, diz o consultor. Entre as principais áreas críticas, estão o recebimento e armazenagem de insumos produtivos, sua separação para o processo produtivo, o próprio processo produtivo e os sistemas de garantia e controle da qualidade. “As áreas mais criticas são o processo de formulação e embalagem”, enfatiza André Silva Junior. Juan Corriols destaca que não se deve esquecer dos inúmeros processos internos, cada um deles podendo gerar necessidades de aplicação de CAPA, como as validações de limpeza, de processos, de fornecedores e de sistemas, bem como a qualificação de equipamentos, passando pelos processos de manutenção preditiva, preventiva e corretiva, que invariavelmente geram necessidade de ações controladas por CAPA.

“A expectativa com a utilização do CAPA é uma investigação mais detalhada e profunda, a fim de eliminar as possíveis causas raízes e prevenir reincidência de ocorrências”, diz André Silva Junior. Tendo em vista sua abrangência, não se pode definir um tempo padrão para implementação do CAPA, pois varia de acordo com a complexidade de cada situação, além do que sua progressão deve ser gradativa. De acordo com Juan Corriols, em empresas que prezam o conceito de melhoria contínua, a aplicação do CAPA é primordial até para definir a priorização dos aperfeiçoamentos, pois pela avaliação do CAPA se definem quais processos carecem de avaliação e aplicação de melhorias, justamente para eliminar pontos de falha. “Em média, para incluir um novo processo no conceito de CAPA, pode-se levar ao redor de dois meses, desde a definição dos conceitos de avaliação, definição das causas e metodologia de avaliação. Porém, nada impede que uma vez estabelecida a intenção de aplicação de CAPA possa-se fazer a implementação simultânea nos mais diversos processos, uma vez que o conceito multidisciplinar é perfeitamente aplicável”, frisa o consultor.

Como executar o CAPA

Há diversas formas de implementar um programa de CAPA, seja pela identificação da incidência de problemas, pelo reconhecimento de programas de melhoria contínua ou por auditorias que impliquem em planos de ação, cada uma delas com necessidades e especificidades inerentes à própria circunstância. “Um programa de CAPA deve ser planejado buscando cercar todos os detalhes, como a definição de desvios, fluxogramas, formulários. Acredito que um benchmarketing em outra empresa pode ser útil para direcionar essa implementação”, revela André Silva Junior.

As técnicas mais utilizadas no CAPA baseiam-se em duas vertentes: a identificação das causas usando a metodologia Ishikawa (espinha de peixe) associada à técnica de avaliação de riscos, cuja metodologia mais utilizada é Femea (sigla em inglês para Failure Mode Effects Analysis ou Análise de Efeitos e Modo de Falha), considerando ainda o nível de reincidência de problemas de uma mesma causa raiz. “O CAPA deve levar em conta as causas de necessidade de ações, que devem ser reunidas em grupos de causas raiz previamente definidas e em número tal que possam dar perfeita avaliação e dimensionamento das ações a serem realizadas”, afirma Juan Corriols. Em paralelo, cada uma das ações deve passar por uma análise de riscos para definir adequadamente qual é a criticidade e o prazo para seu cumprimento. Isso sem perder de vista que uma ação decorrente de um número elevado de reincidências pela mesma causa de origem deve ter a sua criticidade reavaliada para cima, pois mesmo que aparente uma relevância baixa a sua reincidência passa a representar um risco mais elevado e consequentemente uma necessidade de condutas mais rápidas.

CAPA tem ainda uma função preponderante na conscientização do pessoal envolvido nos processos uma organização. “Quanto mais o conceito da qualidade estiver presente na mente dos funcionários menor será a necessidade de aplicação de CAPA, pois a incidência de não conformidades será muito menor, com menos gastos de retrabalhos, menos riscos para a imagem institucional da empresa e mais harmonia no ambiente de trabalho”, afirma Juan Corriols. O consultor ressalta que a direção e os profissionais da gestão da qualidade têm o papel de reforçar a ideia de que a implementação do CAPA não visa identificar e punir responsáveis por erros, mas demonstrar que a utilização da ferramenta tem como meta final, além da devida identifi